Sự kiện hội chợ triển lãm không chỉ đơn thuần là một hoạt động nghệ thuật nhưng còn là cách hữu hiệu để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu cũng như trao đổi thương mại. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách tổ chức triển lãm một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất. Trong bài viết này chúng tôi sẽ bật mí 6 bí quyết để việc lên kế hoạch tổ chức triển lãm trở nên nhẹ nhàng hơn.
Các loại sự kiện triển lãm phổ biến
Triển lãm được hiểu là việc tổ chức trưng bày vật phẩm, tranh ảnh hoặc hàng hóa trong một khoảng thời gian và một địa điểm nhất định nhằm thu hút và tạo được ấn tượng với đối tác, khách hàng. Các loại hình sự kiện hội chợ triển lãm phổ biến thường gặp là: triển lãm tranh, triển lãm xe và triển lãm nghệ thuật, triển lãm mỹ thuật.
Sự kiện triển lãm tranh
Triển lãm tranh là một hoạt động nghệ thuật không còn xa lạ với nhiều người. Đây là một hình thức tổ chức trưng bày những tác phẩm mỹ thuật của một tập thể hoặc cá nhân được sáng tác gần đây hoặc từ lâu. Để sự kiện triển lãm tranh được diễn ra tốt đẹp cần có sự chuẩn bị chu đáo về mặt số lượng tác phẩm, kích thước, thể loại, địa điểm và không gian triển lãm.
Sự kiện triển lãm tranh
Sự kiện triển lãm xe
Triển lãm xe là một hình thức tổ chức trưng bày các loại hình xe ô tô của nhiều hãng xe trong và ngoài nước. Đây được coi là một phương pháp marketing thương hiệu cách hiệu quả nhất cho các hãng xe, các doanh nghiệp ô tô và phụ trợ ô tô. Sự kiện triển lãm xe thương được tổ chức với quy mô rộng và diễn ra nhiều ngày tạo điều kiện để khách hàng có những trải nghiệm mới mẻ.
Sự kiện triển lãm nghệ thuật
Triển lãm nghệ thuật là nơi các đối tượng nghệ thuật được giao lưu và gặp gỡ với khán giả, những người yêu thích nghệ thuật. Ở sự kiện triển lãm nghệ thuật có thể trình bày hình ảnh, bản vẽ, video, âm thanh, biểu diễn, nghệ thuật tương tác, nghệ thuật truyền thông mới hoặc tác phẩm điêu khắc.
Lên kế hoạch tổ chức triển lãm
Để có thể tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm các doanh nghiệp, công ty cần tiến hành lên kế hoạch cho sự kiện, cụ thể là chuẩn bị các hạng mục sau:
Hiểu về khách hàng
Khách hàng là yếu tố then chốt mà các doanh nghiệp đều hướng tới khi tổ chức sự kiện triển lãm. Nếu không nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của khách hàng thì dù sự kiện triển lãm đó có tổ chức chuyên nghiệp và quy mô lớn tới đâu cũng không thành công được. Do vậy để chắc chắn triển lãm của doanh nghiệp thu hút được nhiều khách hàng hãy hiểu đúng về đối tượng khách hàng của mình đã.
Xác định mục đích
Trước khi tiến hành sự kiện những người tổ chức cần trao đổi với nhau về mục tiêu của sự kiện hội chợ triển lãm là gì? Thông điệp của sự kiện triển lãm là gì? Thông điệp sẽ là sợi chỉ đỏ xuyên suốt quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và tiến hành triển lãm. Đây cũng chính là yếu tố then chốt đọng lại nơi khách hàng.
Trưng bày ấn tượng, thu hút
Mục đích của việc tổ chức triển lãm là giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp tới khách hàng, nhưng cách trưng bày như thế mới gây ấn tượng được mới là điều quan trọng. Lựa chọn địa điểm tổ chức triển lãm với không gian rộng, phù hợp với quy mô và tính chất của sự kiện, thuận lợi cho việc di chuyển. Cách trưng bày sản phẩm ấn tượng với những màu sắc, ánh sáng độc đáo nhưng cũng không quên thể hiện thông điệp và ý nghĩa tới người tham quan.
Trưng bày sản phẩm ấn tượng, thu hút và truyền tải được thông điệp của sự kiện
Tặng quà cuối sự kiện
Một món quà nhỏ dành tặng những người tham quan trong sự kiện hội chợ triển lãm không những thể hiện sự tinh tế mà còn là cách truyền thông, giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp tới khách hàng.
Kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Tùy vào tính chất và quy mô của sự kiện triển lãm mà doanh nghiệp có thể lên kế hoạch truyền thông bằng các hình thức khác nhau như: viết báo (bài PR), mạng xã hội (fanpage, livestream), tin tức thời sự, TVC quảng cáo, poster,…
Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện triển lãm
Chuẩn bị kĩ các giấy phép liên quan trước khi tổ chức sự kiện
Một trong những công việc mà doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiện trước khi tổ chức triển lãm là xin giấy phép tổ chức triển lãm theo quy định của pháp luật. Khi đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đề nghị xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm gửi tới Cơ quan có thẩm quyền cấp phép, gồm có:
- Văn bản đề nghệ cấp giấy phép tổ chức triển lãm theo mẫu số 01 có sẵn tại Phụ lục kèm theo Nghị định 23/2019/NĐ-CP.
- Liệt kê các tác phẩm, hiện vật, tài liệu (ghi rõ tên tác giả hoặc chủ sở hữu, số lượng, chất liệu, kích thước, các chú thích kèm theo). Ảnh chụp từng tác phẩm, hiện vật, tài liệu.
- Mẫu (maket) trưng bày với kích thước 10x15cm được in trên giấy hoặc lưu vào phương tin lưu trữ kỹ thuật số.
- Đề xuất về việc đảm bảo các điều kiện trong quá trình tổ chức triển lãm như: an ninh, an toàn xã hội, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ khi tổ chức, cá nhân là người nước ngoài tổ chức triển lãm tại Việt Nam
- Trong trường hợp triển do tổ chức hoặc cá nhân tại Việt Nam đưa ra nước ngoài cần có giấy tờ thỏa thuận hoặc thư mời, văn bản thông báo, hợp đồng của bên nước ngoài về việc tổ chức triển lãm.
- Trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân là người nước ngoài muốn tổ chức triển lãm tại Việt Nam cần có văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê, mượn địa điểm triển lãm.
- Bản sao có chứng thực hợp pháp chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người tổ chức triển lãm (đối với cá nhân người Việt Nam đứng tên tổ chức sự kiện), hộ chiếu (đối với người nước ngoài hoặc người Việt định cư ở nước ngoài đứng tên tổ chức triển lãm).
Nếu doanh nghiệp hoặc công ty gặp khó khăn trong việc chuẩn bị thủ tục xin giấy phép tổ chức triển lãm có thể liên hệ và sử dụng dịch vụ của công ty chúng tôi. Quá trình hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp an tâm và có nhiều thời gian chuẩn bị các vấn đề khác liên quan đến triển lãm.
Lưu ý khi tổ chức sự kiện
- Mặc dù đã đưa ra phương án thực hiện và các hạng mục cần chuẩn bị trong quá trình tổ chức triển lãm, người tổ chức và doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý những vấn đề sau:
- Lưu ý về việc chuẩn bị giấy tờ, thông tin và đơn vị Luật uy tín để tiến hành các thủ tục xin giấy phép tổ chức triển lãm cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Lưu ý về hình thức truyền thông đảm bảo phù hợp với tính chất và quy mô của sự kiện triển lãm.
- Lưu ý về việc lựa chọn địa điểm tổ chức triển lãm phải đảm bảo được các yếu tố an ninh, an toàn, thuận lợi cho việc đi lại của khách mời.
- Lưu ý về việc triển khai tổ chức triển lãm, đảm bảo đúng tiến độ và chính xác trong tất cả các khâu.
Cần lưu ý những vấn đề gì khi tổ chức triển lãm?
Mong rằng với những thông tin gợi ý trên đây, các doanh nghiệp có thể đề xuất được một bản kế hoạch tổ chức triển lãm hoàn chỉnh và phù hợp với doanh nghiệp của mình. Buổi triển lãm thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào kế hoạch đã đề ra ban đầu. Do vậy đừng chủ quan bỏ qua bước lên kế hoạch nhé! Trong trường hợp các doanh nghiệp, công ty gặp khó khăn và rắc rối trong việc tiến hành thủ tục xin giấy phép tổ chức triển lãm có thể liên hệ ngay với công ty chúng tôi để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ và đưa ra giải pháp phù hợp.
