Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?
Trả lời:
Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là văn bản quan trọng lưu lại các thông tin, các nội dung về mục đích, diễn biến cụ thể tại cuộc họp. Bởi vậy mà Luật Doanh nghiệp 2020 có những quy định cụ thể đối với Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
Thứ nhất, về hình thức. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải lập bằng văn bản, ngoài ra có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.
Thứ hai, về nội dung biên bản. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần có các nội dung cơ bản được liệt kê tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau:
– Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
– Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
– Chương trình và nội dung cuộc họp;
– Họ, tên chủ tọa và thư ký;
– Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
– Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
– Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
– Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
– Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Thứ ba, về hiệu lực. Để đảm bảo sự minh bạch, tính trung thực, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản. Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.
Thứ tư, công bố và lưu trữ biên bản. Khoản 5 và Khoản 6 Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về công bố và lưu trữ Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.
– Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.
Việc lập và lưu trữ biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là một phần quan trọng trong quản trị công ty cổ phần, đảm bảo tính minh bạch, công khai và bảo vệ quyền lợi của các cổ đông. Việc tuân thủ các quy định pháp luật về biên bản họp giúp công ty hoạt động hiệu quả và hạn chế các tranh chấp nội bộ.
