Cách thức mời họp Đại hội đồng cổ đông được quy định như thế nào?
Trả lời:
Việc mời họp Đại hội đồng cổ đông cần tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của cuộc họp. Thông báo mời họp phải được chuẩn bị kỹ lưỡng, đúng thời hạn và đầy đủ nội dung để các cổ đông có thể tham dự và đóng góp vào quyết định của công ty.
Để cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được diễn ra thuận lợi, hoạt động mời họp đóng vai trò quan trọng. Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cách thức mời họp Đại hội đồng cổ đông như sau:
“Điều 143. Mời họp Đại hội đồng cổ đông
- Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
- Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty; trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
- Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
- a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
- b) Phiếu biểu quyết.
- Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời họp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu.”
Thứ nhất, về thời hạn gửi thông báo mời họp. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên) phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Đây là khoảng thời gian hợp lý cho phép cổ đông có đủ thời gian để chuẩn bị cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, đồng thời cho phép các cổ đông có đủ thời gian để liên lạc với các cổ đông khác.
Thứ hai, cách thức thông báo mời họp. Thông báo mời họp cần bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử thì thông báo mời họp và các tài liệu họp kèm theo phải được công bố trên trang thông tin điện tử đó. Phương thức này đảm bảo tính tiện lợi, nhanh gọn và tiết kiệm thời gian, chi phí. Trường hợp công ty xét thấy cần thiết thì đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương theo quy định của Điều lệ công ty.
Thứ ba, nội dung thông báo và tài liệu mời họp. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ liên lạc của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp. Trường hợp công bố thông báo mời họp trên trang thông tin điện tử của công ty thì thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
– Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
– Phiếu biểu quyết.
Thứ tư, Xử Lý Trường Hợp Thông Báo Không Đến Được Cổ Đông
Nếu cổ đông không nhận được thông báo mời họp, người triệu tập phải có các biện pháp khác để đảm bảo thông tin đến được cổ đông như liên hệ trực tiếp qua điện thoại, sử dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh, hoặc thông báo qua phương tiện thông tin đại chúng
