Quy định về điều kiện và cách tiến hành cuộc họp của Hội đồng thành viên trong các công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên được quy định tại Điều 58 của Luật Doanh nghiệp năm 2020 như sau:
Về điều kiện tiến hành
Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định. Việc cụ thể tỷ lệ tối thiểu để cuộc họp của Hội đồng thành viên được tổ chức giúp đảm bảo tính hiệu quả của cuộc họp và đảm bảo các quyết định của công ty được đưa ta tại cuộc họp đã được thống nhất bởi đa số, tránh các tranh chấp có thể xảy ra về sau.
Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành và Điều lệ không có quy định khác thì việc triệu tập được thực hiện như sau:
– Thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu từ 50% vốn điều lệ trở lên;
– Trường hợp cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại điểm a khoản này, thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai.
– Cuộc họp Hội đồng thành viên lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.
Về thể thức tiến hành và hình thức biểu quyết
– Khi cuộc họp diễn ra, Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định. Các hình thức biểu quyết bao gồm: Biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.
– Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến thì có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.
Thông qua các quy định như trên, việc tổ chức cuộc họp Hội đồng thành viên được thực hiện một cách rõ ràng và phù hợp, giúp bảo đảm quyền lợi của các thành viên và tính chính xác của các quyết định công ty.
