Giải thể văn phòng đại diện là quyết định và phương án cuối cùng mà doanh nghiệp phải đưa ra khi văn phòng đại diện đó hoạt động không còn hiệu quả. Để việc giải thể văn phòng đại diện được hoàn thiện, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông tin pháp lý liên quan đến thủ tục giải thể văn phòng đại diện, cùng theo dõi nhé!
Trường hợp đóng cửa văn phòng đại diện
Bước đầu tiên khi thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện hay thủ tục giải thể văn phòng đại diện là xét xem văn phòng đại diện của mình có thuộc một trong những trường hợp cần phải giải thể dưới đây không:
- Công ty mẹ quyết định chấm dứt hoạt động trên cùng lãnh thổ
- Bị thu hồi giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo quyết định của cơ quan chức năng
- Văn phòng đại diện đã hết thời hạn hoạt động ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện mà không hề có bất cứ quyết định hoặc thông báo nào gia hạn thêm
- Văn phòng đại diện đã hết thời gian hoạt động ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện và không được cấp phép gia hạn bởi cơ quan có thẩm quyền
- Hoạt động không đủ thời gian tối thiểu là 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký
- Hoạt động của văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết và quy định của pháp luật
Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật, để thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải thể văn phòng đại diện, gồm có:
- Thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện theo mẫu có sẵn, được quy định tại Phụ lục II – 21 của Thông tư 01/2021/TT – BKHĐT
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện
- Quyết định hoặc nghị quyết của Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Chủ sở hữu hoặc chủ doanh nghiệp về việc đóng cửa văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi của cơ quan có thẩm quyền
- Biên bản họp về việc giải thể văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng cổ đông (nếu có)
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động về thuế được xác nhận bởi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
- Con dấu hoặc giấy xác nhận chưa sử dụng con dấu của cơ quan công an theo quy định
- Danh sách số lượng nợ và chủ nợ, bao gồm cả nợ thuế và nợ bảo hiểm xã hội, các khoản nợ mà doanh nghiệp chưa thanh toán
- Danh sách người lao động tại văn phòng đại diện và các quyền lợi mà họ được hưởng (nếu có).
- Văn bản ủy quyền hoặc giấy giới thiệu của doanh nghiệp cho người nộp hồ sơ
- Đơn đề nghị bổ sung hoặc cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện được cấp giấy chứng nhận đầu tư theo mẫu đã được quy định sẵn tại Thông tư số 01/2021/TT – BKHĐT.
Thủ tục giải thể văn phòng đại diện
Việc giải thể văn phòng đại diện sẽ được Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp thuận khi doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các thủ tục giải thể văn phòng đại diện theo trình tự dưới đây:
Bước 1: Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế
Bước đầu tiên trong thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện là cần đăng ký với cơ quan thuế để hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế trước khi giải thể văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật về thuế.
Bước 2: Trả con dấu, xác nhận không sử dụng con dấu (nếu chưa có con dấu)
Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021):
Đối với những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/07/2015 trở về trước, con dấu của văn phòng đại diện thuộc doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục trả con dấu tại phòng Cảnh Sát quản lý hành chính về trật tự xã hội. Hồ sơ trả dấu bao gồm:
Quyết định giải thể văn phòng đại diện
Biên bản họp về việc giải thể văn phòng đại diện của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị
Công văn xác nhận đã trả dấu hoặc không sử dụng con dấu theo quy định
Giấy đăng ký mẫu dấu, con dấu trong trường hợp trả dấu (bản gốc)
Văn bản ủy quyền hoặc giới thiệu cho người nộp hồ sơ trả dấu
Đối với những doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 thì không cần thực hiện thủ tục này.
Bước 3: Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Bước 4: Nộp hồ sơ giải thể văn phòng đại diện
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp cần tiến hành nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Bên cạnh hình thức nộp trực tiếp, doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến thông qua trang website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/
Bước 5: Nhận kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, thẩm định và cập nhật tình hình hồ sơ và thông báo về việc giải thể văn phòng đại diện trên Cơ sở dữ liệu.
Lưu ý khi giải thể vp đại diện
Trong quá trình thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần lưu ý một vài điểm sau:
- Khi thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần hoàn thành tất cả các khoản nợ liên quan đến người lao động, như nghĩa vụ trả lương, chấm dứt hợp đồng lao động, thuê nhà,…
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp cần tiến hành giải quyết và hoàn tất các nghĩa vụ liên quan đến thuế cho doanh nghiệp
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, trong trường hợp văn phòng đại diện đã dừng hoạt động trên 01 năm mà không thông báo với cơ quan có thẩm quyền
- Doanh nghiệp cần thông báo và thực hiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày trong trường hợp địa điểm văn phòng đại diện không thuộc lãnh thổ Việt Nam và cần tiến hành giải thể văn phòng đại diện theo đúng quy định của quốc gia đó.
Dịch vụ tư vấn giải thể Văn phòng đại diện
Để tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức, các doanh nghiệp có thể tham khảo và lựa chọn dịch vụ tư vấn giải đáp và thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện của công ty chúng tôi. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành cùng đội ngũ luật sư chuyên nghiệp chúng tôi cam kết hoàn thiện thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và đúng quy định.
Mong rằng những thông tin pháp lý về thủ tục đóng cửa văn phòng đại diện trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp giải tỏa nỗi lo lắng khi có ý định giải thể văn phòng đại diện của mình. Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc hoặc nhu cầu thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện có thể liên hệ với chúng tôi qua số điện thoại để được hỗ trợ 1:1.
